Kanigaran - Di era digital yang terus berkembang, pemanfaatan teknologi semakin mendominasi berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam hal akses informasi dan pelayanan publik. Menyikapi hal tersebut, Pemerintah Kota Probolinggo melalui Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) serta Dinas Perpustakaan dan Arsip (Disperpusip) menggelar paparan mengenai Chief Dashboard Pimpinan dan Penguatan Kearsipan, yang berlangsung pada Rabu sore (26/03) di Ruang Command Center Kantor Pemkot setempat.
Paparan pertama disampaikan oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo, Wahono, yang memaparkan upaya penguatan pengelolaan kearsipan di kota ini. Ia menjelaskan bahwa arsip merupakan sumber pengetahuan yang merekam kebijakan dan peristiwa daerah, yang sangat penting untuk diwariskan kepada generasi penerus.
Wahono menuturkan, pihaknya telah melakukan pemetaan strategi untuk memperkuat pengelolaan kearsipan pada instansi yang dipimpin, dengan fokus pada peningkatan kapasitas SDM, sosialisasi dan edukasi publik, modernisasi sistem kearsipan, serta penguatan regulasi dan anggaran.
“Untuk memaksimalkan SDM dalam penguatan kearsipan, kami telah mengadakan pelatihan atau sertifikasi kompetensi bekerja sama dengan perguruan tinggi. Kami juga memanfaatkan media sosial sebagai sarana edukasi publik. Selain itu, Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) yang disediakan oleh pemerintah pusat mempermudah akses administrasi dan menghubungkan seluruh instansi, baik di pemerintahan pusat, antar daerah provinsi, maupun lokal daerah,” jelasnya.
Namun, Wahono juga menyampaikan bahwa salah satu kendala yang dihadapi adalah pengelolaan arsip statis yang memiliki nilai sejarah penting. Untuk itu, pihaknya membutuhkan alat bantu seperti scanner dan memori eksternal untuk menyimpan lebih dari 3.000 lembar arsip statis agar tetap terjaga.
"Mohon ijin Pak Wali, terkait kendala kami dalam pengarsipan arsip statis yang ada saat ini, kami membutuhkan mesin scan yang digunakan untuk mengalih mediakan arsip-arsip yang ada di LKD menjadi arsip elektronik" ujarnya.
Dalam kesempatan tersebut, Wali Kota Probolinggo, dr. Aminuddin, memberikan dukungannya terhadap penguatan pengelolaan kearsipan dan menyatakan pentingnya mengurangi penggunaan arsip manual guna mengurangi penggunaan kertas. Ia juga meminta agar Disperpusip dapat menciptakan inovasi dalam sistem kearsipan yang dapat dimanfaatkan oleh semua perangkat daerah di Pemkot Probolinggo, yang terintegrasi dengan satu sama lain.
"Kita berharap nanti surat-menyurat semua itu elektronik. Ke depan itu, supaya ada mekanisme proses administrasi di pemerintah kota ini, termasuk di rumah sakit harus mengurangi penggunaan kertas. Karena adanya efisiensi anggaran belanja terhadap penggunaan kertas," ungkap Wali Kota Aminuddin.
Paparan kedua disampaikan oleh Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Probolinggo, Aman Suryaman, yang menjelaskan tentang keunggulan sistem “Chief Dashboard Pimpinan”. Aplikasi ini merupakan inovasi teknologi terbaru yang dirancang untuk memberikan tampilan visual berupa data yang komprehensif, seperti informasi anggaran, realisasi keuangan, retribusi daerah, pajak daerah, serta data bidang kesehatan, pendidikan, kepegawaian, investasi daerah, UMKM, dan lainnya. Semua data ini disajikan secara terintegrasi melalui platform Looker Studio.
"Ada tahapan-tahapan yang telah dilakukan, mulai dari audiensi dengan tim google hingga pelatihan pak. Sementara kami juga telah melakukan desk dengan beberapa OPD terkait guna pengisian dashbord. Kerena dashboard ini cukup besar dan akan banyak yang akan ditampilkan, sehingga kami buat tahapan-tahapan itu. Jadi fokus kami masih dengan OPD yang bersinergi langsung dalam program 100 kerja. Dan nantinya akan lebih meluas dengan OPD lainnya," jelasnya.
Wali Kota dr. Aminuddin memberikan apresiasi terhadap inovasi yang telah disampaikan dan menilai bahwa aplikasi Dashboard Pimpinan akan sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengambilan keputusan di tingkat pimpinan. Ia juga memberikan instruksi kepada Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika (Kadis Kominfo) untuk segera bertemu dengan seluruh pranata komputer (prakom).
"Semua hal yang ingin diketahui data yang kita perlukan, semuanya bisa didapatkan. Nah ini yang kita harapkan. Saya minta untuk dipertemukan dengan semua prakom, karena membangun sistem itu perlu tim. Harapannya ni bisa kita kembangkan sendiri dengan keahlian kita, agar proyek semacam ini tidak diserahkan kepada pihak ke tiga," tuturnya.
Acara itu di hadiri oleh para asisten, staf ahli dan kepala perangkat di lingkungan Pemerintah Kota Probolinggo. (dev/uby)
