KANIGARAN - Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo menggelar Rapat Koordinasi Penyelamatan dan Pelestarian Arsip di Gedung Puri Manggala Bhakti, Kamis (8/4). Acara yang dihadiri Perangkat Daerah (PD) di lingkungan Pemerintah Kota Probolinggo itu memaparkan materi tentang cara penyelamatan dan pelestarian arsip.
“Rapat koordinasi ini merupakan bentuk kerjasama antara Disperpusip dan perangkat daerah lainnya dalam hal penyusunan arsip berbatas waktu antara 2014-2019. Kami melibatkan perangkat daerah setempat karena merupakan penyelenggara kegiatan negara, dimana setiap perangkat daerah mempunyai dokumen yang akan diarsipkan dan suatu saat pasti dibutuhkan. Selain Perangkat Daerah, kami juga mengundang dari KPU dan Banwaslu, karena kedua lembaga ini mempunyai arsip sejarah dalam perjalanan politik,” jelas Kepala Disperpusip, Paeni.
Dalam laporannya, Paeni menjelaskan bahwa sejak 2015 Disperpusip secara rutin telah melaksanakan penyelamatan arsip melalui akuisisi. Berupa akuisisi arsip PD, akuisisi arsip personel, pendanaan, sarana dan prasarana, dan dokumen (P3D). Jumlah berkas yang diselamatkan sampai tahun 2020 sebanyak 10.567 berkas, 1110 (seribu seratus sepuluh) box.
“Untuk rapat koordinasi bersama perangkat daerah memang baru dilaksanakan tahun ini, tapi sejak tahun 2015 kami secara rutin telah melakukan penyelamatan arsip dari semua perangkat daerah. Rapat ini juga mempunyai tujuan memberi pahaman terhadap opd bahwa arsip-arsip mana yang harus diselamatkan,” imbuh Paeni.
Sementara itu, Wali Kota Habib Hadi Zainal Abidin dalam sambutannya mengimbau untuk seluruh perangkat daerah setempat untuk membenahi dan menertibkan arsipnya yang ada dengan cara memfungsikan arsiparis.
“Tujuannya untuk mengelola kearsipan secara baik dan sistematis sehingga arsip yang disimpan tertata dengan rapi dan cepat ditemukan apabila dicari. Apalagi kalau ada masalah hukum dengan rentang waktu yang cukup lama, jadi kita bisa buka kembali arsip yang sudah tersimpan dan tertata ini,” ujar Habib Hadi.
Di akhir sambutannya, wali kota yang telah 2 tahun lebih menjabat ini, berkeinginan untuk membangun gedung depo arsip yang mempunyai standar bangunan untuk depo arsip yang bagus yaitu tidak gampang terbakar karena memang arsip sebagian besar terdiri dari kertas-kertas, ruangan pendingin, dan fasilitas lain di dalamnya. (sita)
